Ihre DATEV-Rechnung, ein Buch mit 7 Siegeln?

DATEV DMS – Umzug
4. Mai 2021

Jeden Monat erreichen Kanzleien viele, viele Seiten mit Rechnungspositionen der DATEV. Natürlich fehlt oft die Zeit, diese Rechnung überhaupt zu lesen. Sie wird bezahlt und abgelegt. Aber gibt es wirklich keine Möglichkeit, diese Rechnung auch zu verstehen? Doch, die gibt es!

Die DATEV-Rechnung

Die DATEV versendet monatliche ihre umfangreichen, seitenlangen Rechnungen mit einer Aufzählung aller Kosten. Die Rechnung ist auf den ersten Blick unübersichtlich und tatsächlich ist es einfach zu viel, um es zu lesen oder zu prüfen.

Der DATEV-Arbeitsplatz die Möglichkeit, sich seine Rechnungspositionen als Datei herunterzuladen und in Excel zu betrachten. Dort können Sie ersehen, welche Kosten in welcher Produktgruppe entstehen.

Wählen wir ein Beispiel. Die Cloud-Services in der Personalwirtschaft. In diesem Beispiel ist eine weitere Filterung möglich. So können wir hier ersehen, dass das Lohnjournal im Monat X beim Mandanten ABC vier Mal erstellt wurde und welche Kosten das verursacht. Jede Artikelnummer mit ihrer Zuordnung zur Personalwirtschaft und den Cloud-Services wird einzeln aufgezeigt. Es werden zudem auch Positionen angezeigt, die keine Kosten verursachen, aber weil diese in Komplettpaketen enthalten sind, werden auch sie mit der Menge, aber ohne Kosten angezeigt.

Weiterhin können wir mit der Excel-Filterfunktion unsere Mandanten anhand ihrer Kosten betrachten oder welche Positionen welche Kosten verursachen.

Unsere Rechnungsdaten können wir für verschiedene Monate ausgeben oder direkt für ein Jahr. Das hat den Vorteil, dass man direkt eine mögliche Kostensteigerung feststellt und dementsprechend Potentiale zur Kostensenkung sieht.

Die DATEV-Rechnungskostenanalyse

Hier kommt unsere DATEV-Rechnungskostenanalyse ins Spiel. Mit unserem speziell unter MS Power BI entwickelten Auswertungstool stehen Ihnen nie gekannte Auswertungsvielfalt zur Verfügung. Anhand einfach zu bedienenden, grafischen Auswertungen sehen Sie auf den ersten Blick, welche Positionen Kosten verursachen, wo die Kosten ausschlagen oder gar sinken und welche Bereiche die großen Kostentreiber sind.

Mit einem erfahrenen Kanzlei-Berater erhalten Sie die Unterstützung Ihre DATEV-Rechnung mit einem geringen Zeitaufwand zu analysieren und verständlich aufzuarbeiten. Unter der Gesamtübersicht sind die Kosten in die Hauptbereiche Personalwirtschaft, Rechnungswesen, IT- und Sicherheit u. w. gegliedert und zeigen auf den ersten Blick, wo hohe Kosten verursacht werden und wo Kosten konstant bleiben. Mit wenigen Klicks lässt sich ein jedes Diagramm vom Jahr auf die Monate und die Mandanten und die Artikel reduzieren.

Die Auswertung kann nach Monaten einzeln betrachtet werden. Es können beliebig viele Monate miteinander verglichen werden. Die Artikel können einzeln betrachtet werden oder mandantenbezogen. Eine Aufstellung nach Mandanten mit ihren jeweiligen Kosten ist mit einem Klick sichtbar. So ergeben sich enorme Einsparpotentiale.

Mit diesem Tool hat die Kanzlei einen genauen und detaillierten Überblick über die monatlichen Kosten. Zudem ergibt sich anhand der Aufsplittung nach Mandanten die Möglichkeit, die Kostendeckung der eigenen Rechnungen an Mandanten zu prüfen. Auch entnehmen Sie einer Jahresübersicht schnell und einfach, wo die DATEV-Kosten gestiegene sind.

Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Kanzleien viel zu häufig für Leistungen bezahlen, die nicht mehr in Gebrauch sind und tatsächlich nicht benötigt werden. Auch hohe Speicherplatzkosten können mit wenigen Schritten gesenkt werden.

Fazit

Ein genauer Blick in die DATEV-Rechnung lohnt sich immer und mit wenigen Klicks können Sie die Kosten effektiv senken. Für die optimale Kostenrechnungsanalyse empfiehlt sich die Beratung durch einen Spezialisten.

Stefan Droß
Stefan Droß
Stefan Droß, Geschäftsführer der sdw consulting, unterstützt Kanzleien bei der Umsetzung von modernen Digitalisierungsprojekten. Des Weiteren ist die sdw consulting einer der führenden Anbieter von Datenschutz-Dienstleistungen mit Schwerpunkt Steuerkanzleien.
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